La Apostilla es un documento que permite que los documentos educativos o legales de un país sean válidos en otros países.
¿Estás tramitando tus estudios en el exterior, un registro o un proceso migratorio y te exigen los “documentos apostillados”? Bueno, ese es un requisito que permite que los documentos emitidos por alguna institución del país de origen sean reconocidos por las autoridades del país de destino.
Por ejemplo, si tu diploma de Arquitectura fue emitido por la Universidad del Tolima en Ibagué, el apostillar el documento que se va a traducir permite que las autoridades educativas de la Universidad de Brisbane puedan estudiar su postulación a la Maestría en Urbanismo, a la cual tú quieres ingresar, reconociendo tus estudios previos de pregrado en Colombia.
¿Estás tramitando tus estudios en el exterior, un registro o un proceso migratorio y te exigen los “documentos apostillados”? Bueno, ese es un requisito que permite que los documentos emitidos por alguna institución del país de origen sean reconocidos por las autoridades del país de destino.
Eso mismo sucede con las notas, actas de grado y constancias de estudio, para el caso de estudios en el exterior, en algunos casos con los registros civiles y otros documentos para procesos migratorios y de naturalización, o con los registros sanitarios para licenciamiento, entre otros.
La Apostilla de documentos también aplica a los documentos que llegan a Colombia desde otros países y que necesitan reconocimiento legal.
Por ejemplo, si una pareja quiere registrar en Colombia a su hijo nacido en el exterior, debe mandar traducir el registro civil que le fue expedido al recién nacido en el país de nacimiento. En ese caso, la Apostilla debe ser expedida en el país de origen, así que los padres deben apostillar el documento antes de emprender el viaje hacia Colombia.
La Apostilla se estableció en 1961 mediante el Convenio de La Haya, suscrito por 78 países con el fin de eliminar el requisito de la legalización de documentos públicos extranjeros. En virtud de este convenio, los países miembros eximen de la legalización a los documentos públicos cobijados por el convenio y que deben ser presentados en su territorio.
Según el artículo 1 del Convenio de La Haya, los documentos públicos cobijados por la Apostilla son “a) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial. b) Los documentos administrativos c) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado”.
Según el mismo artículo, la Apostilla no se aplica a: “a) A los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares b) A los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera”.
En el caso de documentos educativos colombianos que necesiten ser reconocidos en el exterior, generalmente antes de apostillar el documento es necesario hacer la legalización ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN). Esa legalización es un documento que certifica en el exterior que la institución que emitió el documento en Colombia está debidamente constituida y autorizada por el gobierno nacional.
El trámite de legalización ante el MEN es muy fácil y se hace en el sitio web del Ministerio de Educación Nacional.
El texto de la legalización debe ser traducido oficialmente junto con el documento original.
Posteriormente se hace el proceso de apostillar el documento, que es totalmente digitalizado. Se hace en la página web de la Cancillería colombiana y demora aproximadamente 24 horas.
La apostilla colombiana es un documento trilingüe, por lo cual no necesita ser traducida, pero su número sí debe incluirse en las traducciones oficiales para garantizar que la Apostilla esté “atada” a su documento original.
En conclusión, el proceso para que tu documento expedido en Colombia sea válido en el exterior es el siguiente:
- Legalizar el documento original ante el Ministerio de Educación Nacional.
- Apostillar el documento original en la Cancillería colombiana.
- Hacer la traducción oficial del documento original y del documento de legalización ante el MEN, incluyendo el número de la apostilla correspondiente
- Autenticar la firma del traductor oficial en la notaría donde tenga registrada su firma
- Apostillar la traducción oficial en la Cancillería colombiana.
En el caso de las apostillas de otros países, muchas tienen texto en idioma distinto al español, por lo cual sí se debe hacer la traducción oficial de la apostilla Y “atarla” con texto a su documento original.
Para los documentos extranjeros que deben surtir efecto legal en Colombia, se debe hacer la traducción oficial del documento original y de la apostilla emitida por el país de origen. A veces se cree que hay que apostillar los documentos extranjeros en Colombia, pero hay que recordar que la apostilla la debe emitir el país extranjero que expidió el documento. Si la entidad destinataria del documento lo exige, la traducción oficial se puede autenticar y apostillar.
Algunas instituciones exigen que el aspirante entregue los documentos habiendo surtido el proceso completo, mientras que otras solo exigen la traducción oficial. Consulte con la institución a la que se está postulando sobre los requisitos de la documentación.
Algunos países, como Canadá y Perú, no son suscriptores del Convenio de la Haya. Para estos países se exige la Legalización por vía diplomática, que es equivalente a la Apostilla, pero su trámite es un poco diferente y se recomienda hacerlo antes de salir del país de origen del título para el caso de convalidaciones.
El proceso de legalización por vía diplomática es el siguiente:
1. Obtener la certificación del documento ante la entidad extranjera.
2. Dirigir el documento a la Cancillería del país de origen
3. Avalar la firma en el consulado colombiano del país de origen
4. Hacer la legalización de la firma del cónsul colombiano ante la Cancillería colombiana (paso similar a la Apostilla)
5. Hacer la traducción oficial de toda la documentación.
Para garantizar el éxito de todo este proceso, busca una traductora oficial que realmente esté certificada por la Universidad Nacional, la Universidad de Antioquia o el Ministerio de Justicia, que son las únicas entidades en Colombia autorizadas por ley para evaluar y certificar a los traductores oficiales. Numerosas páginas en Internet hablan de “traductores avalados por la Cancillería”, pero la Cancillería dejó de avalar a los traductores en el año 2019.
En mi calidad de traductora oficial, además de prestar el servicio de traducciones oficiales, puedo prestarte el servicio de legalización, autenticación y apostillado descrito, si lo requieres. Para solicitar el servicio, contáctame escribiendo a traduccionesatuestilo@gmail.com o por Whatssapp al +57 312 453 6153.
Contenido original de Sandra Corzo Traductora. Si citas este blog, por favor indica la fuente así: Tomado de https://sctraductora.com/blog
